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Die VDR‑Geschäftsreiseanalyse 2026 zeigt ein deutliches und zugleich überraschendes Bild der sich aktuell im Tief befindlichen deutschen Wirtschaft: Trotz zweier Rezessionsjahre in Folge steigt die Zahl der Geschäftsreisen spürbar an. 2025 wurden 116,1 Mio. dienstliche Reisen unternommen – ein Plus von 8,3 % zum Vorjahr. Gleichzeitig sanken die durchschnittlichen Kosten pro Reise um 4,8 % auf 418 Euro. Das heißt:  Unternehmen reisen damit häufiger, aber effizienter.

Christoph Carnier, Präsident des VDR,: „Dass die Reisetätigkeit ausgerechnet in zwei Rezessionsjahren gewachsen ist, zeigt: Unternehmen investieren nicht weniger in Beziehungen, sie investieren selektiver. In einem Markt voller Unsicherheiten wird der persönliche Austausch zum strategischen Faktor.“

Besonders kleine und mittlere Unternehmen prägen die Entwicklung. Über drei Viertel aller Geschäftsreisen entfallen auf Firmen mit 10 bis 500 Beschäftigten. Ihre Reisetätigkeit wächst mit 5,6 % fast fünfmal so stark wie bei Großunternehmen, während ihre Ausgaben nur moderat steigen. Das zeigt, wie stark der Kostendruck im Mittelstand ist – und wie konsequent Unternehmen auf effiziente betriebliche Mobilität setzen.

Auch die geografische Ausrichtung verschiebt sich. Der Zuwachs kommt ausschließlich durch Europa. Der Anteil an Geschäftsreisen ins europäische Ausland steigt von 24 auf 30 %, während Reisen in den Rest der Welt auf dem Vorjahresniveau bleiben. Europa wird damit zum erweiterten Heimatmarkt deutscher Geschäftsbeziehungen. Parallel verändert sich die Verkehrsmittelwahl: Die Schiene überholt das Flugzeug auf Inlandsstrecken deutlich und erreicht einen Nutzungsanteil von 52 %, während die klimaschädlichen Inlandsflüge auf 13 % zurückgehen. Gleichzeitig steigen die Kostenanteile für Hotel und Verpflegung spürbar an, während Transportkosten leicht sinken.

Ein zentrales Ergebnis der Studie ist der messbare Wertbeitrag eines professionellen Travel Managements, das freilichnur ein winziger Bruchteil der gut 3,5 Mio. deutschen Firmen hat. 59 % der Unternehmen erzielen durch strukturierte Prozesse Einsparungen zwischen 6 und 10 %, weitere 11 % erreichen sogar zweistellige Werte. Bei einem Marktvolumen von 48,6 Mr. Euro entspricht dies einem jährlichen Potenzial von rund 3,9 Mrd. Euro.

VDR‑Vizepräsidentin Inge Pirner betont die Bedeutung für Unternehmen und Beschäftigte: „Reisen wird für viele Mitarbeitende relevanter Bestandteil für Beziehungspflege und Innovationsmotor. Gleichzeitig brauchen Unternehmen klare Regeln, damit Fürsorgepflicht, Sicherheit und Flexibilität zusammenpassen. Professionelles Travel Management schafft genau diesen Rahmen und sorgt dafür, dass Reisen effizient, sicher und verantwortungsvoll gestaltet werden.“

Blended Travel – die Verbindung von Dienstreise und privaten Anteilen – ist in der Unternehmenspraxis längst etabliert, aber rechtlich kaum geregelt. Die Mehrheit der für die Studie befragten Unternehmen toleriert oder fördert Bleisure und Workation, doch 72 % haben diese Formate noch nicht in ihren Reiserichtlinien verankert. Damit entstehen Graubereiche bei Haftung, Versicherung und arbeitsrechtlichen Anforderungen.

Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz nimmt zu. Drei Viertel der befragten Unternehmen nutzen KI bereits in der Reisekostenabrechnung, fast ebenso viele in der Reiserichtlinie. Die größten Hürden liegen in der Systemintegration, im Datenschutz und in der Frage nach klaren Business Cases.

Die Analyse zeigt zudem Handlungsbedarf für die Politik. Die seit 2020 unveränderten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen decken die realen Kosten nicht mehr ab. Gleichzeitig braucht es verlässliche Bahnkapazitäten, wettbewerbsfähige Rahmenbedingungen im Luftverkehr und klare arbeitsrechtliche Regeln für Blended Travel. 

Trotz aller Herausforderungen blicken die Unternehmen optimistisch nach vorn. 62 %  erwarten für das laufende Jahr 2026 ein weiteres Wachstum der Geschäftsreisen, nur 4 % rechnen mit einem Rückgang. Damit bestätigt die Studie den Trend, dass Geschäftsreisen in vielen Unternehmen wieder als strategischer Teil von Zusammenarbeit und Geschäftsentwicklung gelten.

Zu berücksichtigen ist, dass die Erhebung der Daten für die Geschäftsreiseanal<se vor Ausbruch des Kriegs der USA mit dem Iran stattfand. Das heißt, deutliche Veränderungen in der Geschäftsreisebranche sind für 2026 möglich. Quelle: VDR / CM

Wenn über Geschäftsreisen gesprochen wird, richtet sich der Blick häufig zuerst auf große Konzerne: internationale Reiserichtlinien, komplexe Freigabeprozesse, globale Reporting-Strukturen. Dabei ist Business Travel gerade im Mittelstand von zentraler Bedeutung – oft sogar unmittelbarer als in großen Organisationen. 

Die Verantwortung liegt meist bei einer Person, die noch zahlreiche andere Aufgaben hat. Oft genug gibt es keine eigene Travel-Abteilung, kein dediziertes Budget für Prozessoptimierung und trotzdem müssen Reisen reibungslos funktionieren, weil der Vertrieb läuft, Projekte anstehen, Kunden warten. Ein häufiger Reflex in mittelständischen Unternehmen ist daher der Blick auf die direkten Reisekosten.

Nicht nur Tarife sparen Zeit und Geld. Die größten Einsparpotenziale liegen aber selten im günstigsten Flugt- oder Bahnticket. Sie liegen in den Fragen, die im Alltag wenige laut stellen: Wer bucht eigentlich wie? Wer gibt frei, und bis wann? Welche Richtlinien gelten wirklich, und welche kennt kaum jemand? Wie viel Zeit investiert die Assistenz, das Office Management oder die Buchhaltung monatlich?

Im Mittelstand fällt dieser versteckte Aufwand besonders ins Gewicht. Denn hier gibt es keine Skaleneffekte durch große Reisevolumina. Und jede Stunde, die in manuelle Abstimmung fließt, fehlt an anderer Stelle. Ein klar aufgesetztes Reisemanagement mit einer professionellen Travel Management Company (TMC), eindeutigen Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Ausgaben schafft genau den Freiraum, den mittelständische Teams brauchen.

Was Mittelständler wirklich brauchen. Für viele mittelständische Unternehmen sind persönliche Kundentermine, Projektbesuche, Vertriebsreisen oder persönliche Geschäftsanbahnungen elementare Bestandteile ihres Geschäftsmodells. Doch fehlt häufig die Zeit, Geschäftsreisen strategisch weiterzuentwickeln. Reisetätigkeit wird pragmatisch organisiert, Entscheidungen werden schnell getroffen, Zuständigkeiten liegen oft verteilt bei Assistenz, Einkauf, Personal oder direkt in den Fachbereichen. Das funktioniert im Alltag erstaunlich gut, solange Volumen, Komplexität und externe Anforderungen überschaubar bleiben. Doch genau das ist heute immer seltener der Fall.

Steigende Preise, volatile Märkte, neue Sicherheitsanforderungen, wachsende Erwartungen an Transparenz und die zunehmende Digitalisierung verändern auch im Mittelstand die Anforderungen an das Geschäftsreisemanagement. Wer hier weiterhin rein operativ denkt, verschenkt Potenzial. Denn Business Travel ist längst mehr als Buchung und Abrechnung. Es geht um Effizienz, Steuerbarkeit und letztlich um Wettbewerbsfähigkeit.

Effizienz im Business Travel entsteht vor allem dort, wo Prozesse klar definiert sind. Wie wird gebucht? Wer gibt frei? Welche Reiserichtlinien gelten? Wie transparent sind Ausgaben? Wie hoch ist der interne Aufwand? Und wie schnell können Mitarbeitende reisen, wenn es darauf ankommt?

Oft liegen die größten Einsparpotenziale nicht in einzelnen Tarifen, sondern in der Prozessqualität. Unklare Zuständigkeiten, dezentrale Buchungen, fehlende Standards oder mangelnde Daten führen zu Reibungsverlusten, die viel Zeit und Energie kosten. Ein professionell aufgesetztes Geschäftsreisemanagement kann genau hier ansetzen: mit zentralen Strukturen, klaren Verantwortlichkeiten und einer besseren Steuerung.

Digitalisierung entlastet – wenn sie zum Unternehmen passt. Digitale Buchungsplattformen, automatisierte Freigaben oder integrierte Abrechnungslösungen können den Aufwand erheblich senken. Aber der entscheidende Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der Passung: Lässt sich die Lösung so einrichten, dass sie zur eigenen Organisation passt – mit den Strukturen, die bereits existieren, und ohne ein eigenes IT-Projekt daraus zu machen?

Mittelständische Unternehmen brauchen kein maximales System. Sie brauchen das richtige – eines, das vom ersten Tag an funktioniert und mitwächst, wenn das Unternehmen wächst. Mittelständische Unternehmen brauchen Lösungen, die zu ihrer Organisation passen – pragmatisch, skalierbar und mit überschaubarem Implementierungsaufwand. 

Warum TMC gerade im Mittelstand ein echter Hebel sein können. Ein professioneller Travel-Management-Partner kann für mittelständische Unternehmen ein echter Mehrwert sein, gerade weil intern oft keine spezialisierten Ressourcen für Geschäftsreisen vorhanden sind. TMCs übernehmen nicht nur Buchung und Service, sondern bringen Struktur, Marktkenntnis und Entlastung ins System.

Sie helfen dabei, Reiserichtlinien praxistauglich aufzusetzen, bessere Transparenz über Reiseausgaben zu schaffen, Buchungswege zu vereinheitlichen und relevante Daten für Auswertungen bereitzustellen. Hinzu kommen Themen wie Reisesicherheit, Unterstützung bei Störungen, persönliche Betreuung und die Auswahl digitaler Lösungen, die tatsächlich zum Unternehmen passen.

Mobilität strategisch denken. Geschäftsreisen sind im Mittelstand kein Selbstzweck. Sie dienen dazu, Kundenbeziehungen zu stärken, Projekte voranzutreiben, Märkte zu entwickeln und Chancen wahrzunehmen. Gerade in einem wettbewerbsintensiven Umfeld kann die Fähigkeit, schnell, effizient und professionell zu reisen, ein echter Vorteil sein.

Deshalb lohnt es sich für mittelständische Unternehmen, ihr Geschäftsreisemanagement regelmäßig zu überprüfen:

• Sind unsere Buchungs- und Freigabeprozesse effizient?
• Haben wir Transparenz über Reiseausgaben und interne Aufwände?
• Sind unsere Reiserichtlinien praktikabel und akzeptiert?
• Nutzen wir digitale Lösungen, die uns wirklich entlasten?
• Haben wir einen Partner an unserer Seite, der uns professionell unterstützt?

Wer diese Fragen ehrlich beantwortet, erkennt schnell: Professionelles Business Travel Management ist keine administrative Nebensache. Gerade im Mittelstand entscheidet die Fähigkeit, flexibel, effizient und nah am Markt zu agieren. Wuelle: Chefsache Business Travel / CM