Business Travel

Im Herbst nimmt die Zahl der Geschäftsreisen wieder zu. Kundentermine, Messen und internationale Meetings führen viele Beschäftigte in andere Städte und Länder – teilweise in Regionen mit erhöhten politischen, gesundheitlichen oder infrastrukturellen Risiken. Unternehmen stehen deshalb in der Verantwortung, Reisende nicht nur bei der Buchung, sondern auch im Notfall zu unterstützen. 

Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig können sich die Rahmenbedingungen unterwegs jederzeit verändern: Flüge oder Bahnverbindungen fallen aus, Naturkatastrophen beeinträchtigen die Infrastruktur, die Sicherheitslage verschärft sich oder ein medizinischer Notfall tritt ein. Beschäftigte müssen dann schnell wissen, wie sie sich verhalten sollen, wer im Unternehmen zuständig ist und über welchen Kanal sie Hilfe erhalten. Besonders herausfordernd kann eine solche Situation für Mitarbeitende sein, die erstmals allein auf Dienstreise unterwegs sind. Sie kennen möglicherweise weder die internen Abläufe noch die zuständigen Ansprechpartner. In einer akuten Lage bleibt jedoch keine Zeit, Zuständigkeiten zu klären oder verschiedene Telefonnummern auszuprobieren.

„Eine Dienstreise endet nicht mit der Landung am Zielort. Unternehmen müssen auch dann handlungsfähig bleiben, wenn sich die Situation vor Ort kurzfristig verändert. Mitarbeitende sollten jederzeit wissen, an wen sie sich wenden können – und darauf vertrauen können, dass sie tatsächlich Unterstützung erhalten“, sagt Robert Löschke, Managing Director Germany bei Tumodo.

Schutzverantwortung beginnt vor der Abreise

Die Fürsorgepflicht von Unternehmen gilt vor, während und nach einer Dienstreise. Sie beginnt deshalb nicht erst, wenn ein Notfall eingetreten ist, sondern bereits bei der Reiseplanung. Unternehmen/Mobilitätsmanager sollten vorab prüfen, welche Risiken am Zielort bestehen, welche Informationen Beschäftigte benötigen und welche Maßnahmen im Ernstfall greifen. Dazu gehört auch eine aktuelle Übersicht darüber, wer sich wann und wo auf Dienstreise befindet. Nur wenn das Unternehmen weiß, welche Beschäftigten unterwegs sind und wie sie erreicht werden können, kann es bei einer veränderten Sicherheitslage schnell reagieren. Das gilt insbesondere bei Reisen ins Ausland, bei denen Sprachbarrieren, Zeitverschiebungen und eingeschränkte lokale Unterstützung die Situation zusätzlich erschweren können oder schlicht und einfach keine Internetverbindung und/ oder keine Mobilfunkverbindung möglich ist. „Duty of Care bedeutet nicht, jedes Risiko ausschließen zu können. Das ist in einer zunehmend unübersichtlichen Welt nicht realistisch. Es bedeutet, Risiken frühzeitig zu erkennen, Verantwortlichkeiten festzulegen und im Ernstfall schnell und verlässlich zu handeln“, so Löschke.

Checkliste: Was vorab geregelt sein sollte

• Wer ist im Ernstfall verantwortlich? Unternehmen sollten Zuständigkeiten, Vertretungen und Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten klar regeln.
• Wie werden Beschäftigte erreicht? Reisende brauchen aktuelle Notfallkontakte und einen verlässlichen Kommunikationskanal – auch für die eigene Kontaktaufnahme.
• Welche Risiken bestehen am Zielort? Vor der Abreise sollten Unternehmen Reisehinweise, politische und gesundheitliche Risiken sowie mögliche Einschränkungen prüfen.
• Was passiert bei akuter Gefahr? Für Umbuchungen, Rückreisen, alternative Unterkünfte und medizinische Hilfe sollten konkrete Abläufe feststehen.
• Sind alle Reisenden erfasst? Eine zentrale Übersicht hilft, betroffene Beschäftigte im Ernstfall schnell zu identifizieren und zu kontaktieren.
• Welche Hilfe gibt es bei Krankheit oder Unfall? Mitarbeitende sollten wissen, an wen sie sich wenden können und welcher Versicherungsschutz greift.
• Was gilt bei Reiseänderungen? Private Verlängerungen oder Änderungen der Route sollten gemeldet werden, damit Erreichbarkeit und Betreuung gewährleistet bleiben.

Vom Reiseprozess zum Notfallmanagement. Eine digitale Reiseverwaltung kann Unternehmen dabei unterstützen, Buchungen, Genehmigungen und aktuelle Reiseinformationen an einem Ort zu bündeln. Dadurch erhalten Verantwortliche einen besseren Überblick darüber, welche Beschäftigten unterwegs sind und welche Reiseabschnitte von Änderungen betroffen sein könnten. Entscheidend ist jedoch nicht allein die Technologie. Im Notfall müssen Informationen bewertet, Entscheidungen getroffen und Beschäftigte persönlich unterstützt werden. Digitale Prozesse können dabei helfen, schneller zu reagieren; sie ersetzen aber nicht die klare Zuständigkeit und erreichbare Ansprechpartner. „Unternehmen können nicht verhindern, dass Flüge gestrichen werden, Naturereignisse eintreten oder sich eine politische Lage verändert. Sie können aber festlegen, wie sie in solchen Situationen handeln. Professionelles Travel Management verbindet deshalb Transparenz, klare Prozesse und persönliche Unterstützung“, sagt Löschke. Mit der Rückkehr aus den Sommerferien bietet sich für Unternehmen ein geeigneter Anlass, bestehende Reiseprozesse zu überprüfen: Sind alle Reisenden erfasst? Sind Notfallkontakte aktuell? Wissen Beschäftigte, was im Ernstfall zu tun ist? Und ist auch außerhalb der Bürozeiten jemand erreichbar? Wer diese Fragen vor der nächsten Dienstreise beantwortet, schafft mehr Sicherheit für Beschäftigte und mehr Handlungsfähigkeit für das Unternehmen. Quelle: Tumodo / CM

Qatar Airways ist eine Partnerschaft mit Uber for Business eingegagngen, um Unternehmen sowie Geschäftsreisenden weltweit mehr Flexibilität und Komfort zu bieten.

Im Rahmen dieser Partnerschaft können Mitglieder des Qatar Airways-Geschäftsreiseprogramms ‘Beyond Business’ von ihre Qrewards gegen Uber-Fahrgutscheine einlösen, die direkt dem Uber-Wallet des Nutzers gutgeschrieben und für weltweite Geschäftsreisen verwendet werden können.

Diese Integration erweitert das Premium-Angebot von Qatar Airways für Unternehmen über den Flugverkehr hinaus und bietet Unternehmen jeder Größe mehr Flexibilität bei der Verwaltung von Dienstreisen von Anfang bis Ende sowie Geschäftsreisenden Vorzugsleistungen und nahtlosen Zugang zum Bodentransport.

Durch die Neugestaltung des geschäftlichen Bodentransports und der Mobilität von Mitarbeitenden bietet Uber for Business nahtlosen Reiseerlebnisse. Ferner ermöglicht das intuitive zentrale Dashboard Reisemanagern den präzisen Überblick und die automatisierte Spesenabrechnung, die erforderlich sind, um die Einhaltung von Richtlinien durchzusetzen und Einsparungen zu maximieren.

Die Zusammenarbeit eröffnet Business Travellern zusätzliche Möglichkeiten, auf Geschäftsreisen Geld zu sparen und Prämien zu sammeln. Außerdem können Unternehmen ihre Reisekosten dadurch besser nachverfolgen und kontrollieren. Quelle: Qatar Airways / CM

Die gegenseitigen Angriffe von US Air Force/Navy und dem Iran gehen weiter. Die USA bombardieren Stellungen der iranischen Revolutionsgarden, die wiederum schicken Raketen auf die VAE bzw. nach  Jordanien. Das ist der Grund für die Agentur der Europäischen Union für Flugsicherheit (EASA),  die Warnung vor Landungen und Überflügen mehrerer Länder auf der Arabischen Halbinsel zu verlängern. Mobilitätsmanager und Geschäftsreisende sollten das hohe Risiko für Leib und Leben bei der Planung von Gesc häftsreisen in die Nahost-Region berücksichtigen.

Laut EASA sollen die Gewässer von Bahrain, Kuwait, Katar und der Vereinigten Arabischen Emirate bis zum 30. September nicht überflogen werden. Denn es besteht die Gefahr für die Zivilluftfahrt, dass Passagiermaschinen von Raketen bzw. Drohnen getroffen werden und abstürzen. Im Zuge des militärischen Konflikts zwischen den USA und Iran bleibt die Sicherheitslage in der Region instabil. 

Die gegenseitigen Luftangriffe durch US-Kampfjets und iranische Raketen führen zu hohen Risiken für den Luftraum über den Gewässern. Dies betrifft Bahrain, Kuwait, Katar und die Vereinigten Arabischen Emiraten sowie den Luftraum über den Gewässern des Golfs von Oman westlich des Längengrads 58° östlicher Länge. Auch über dem Landgebiet der betroffenen Staaten bestehen weiterhin Restrisiken. Fluggesellschaften und andere Betreiber sollten deshalb weiterhin vorsichtig sein und mögliche Raketen- und Drohnenaktivitäten, Luftverteidigungsmaßnahmen sowie herabfallende Trümmerteile berücksichtigen. 

Die Präsenz bedeutender US-Militäreinrichtungen in der Region erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die erwähnten Staaten direkt iranischen Raketen- und Drohnenangriffen ausgesetzt sein könnten. Auch der angrenzende Luftraum über dem Meer kann durch Überflüge von Raketen oder Drohnen, Abfangmaßnahmen, herabfallende Trümmer sowie die weitreichenden Folgen einer weiteren militärischen Eskalation in der Region betroffen sein.

Zivile Flugzeuge können mit militärischen verwechselt werden, sowie in unbeabsichtigte Angriffe und Kollateralschäden (Abstürze) verwickelt werden. Unvorhersehbare militärische Entwicklungen in Verbindung mit dem möglichen Einsatz von Raketen, Drohnen, Kampfflugzeugen und Luftverteidigungssystemen stellen für zivile Flüge der bekannten Airlines aus den Golfstaaten aber auch westlicher Fluggesellschaften wie der Lufthansa Gruppe, Air France-KLM, British Airways  etc. in allen Höhen und auf allen Flugflächen über den Gewässern innerhalb des betroffenen Luftraums ein hohes Risiko dar.

Notwendige Flüge zu oder von Flughäfen innerhalb der betroffenen Fluginformationsgebiete (z.B. Dubai, Abu Dhabi usw.) können laut EASA nur dann durchgeführt werden, wenn ausreichende Maßnahmen zur Risikominderung getroffen wurden.  Quelle: EASA / CM

Eine GBTA-Umfrage zeigt: Die Budgets für Geschäftsreisen bleiben vielerorts stabil oder steigen sogar. Gleichzeitig wächst der Druck. Steigende Preise, geopolitische Unsicherheiten und komplexere Rahmenbedingungen erhöhen die 
Anforderungen an Unternehmen. Parallel dazu werden Reisen intern stärker hinterfragt – nicht zuletzt durch hybride Arbeitsmodelle und digitale Alternativen. 

Vor diesem Hintergrund stellt sich nicht die Frage, ob Geschäftsreisen weiterhin stattfinden sollten, sondern wie Unternehmen ihren strategischen Nutzen klarer belegen können. Katja Vortmann, Vice President bei DER BUSINESS Travel und Mitglied der DRV-Initiative Chefsache Business Travel, ordnet ein.

„Geschäftsreisen ausschließlich über Kosten zu bewerten, wird der Realität moderner Unternehmen nicht mehr gerecht. Natürlich bleiben Budgetdisziplin und Kostentransparenz wichtig – gerade in einem Umfeld steigender Preise und wirtschaftlicher Unsicherheiten. Gleichzeitig beobachten wir, dass viele Unternehmen den Wert von Geschäftsreisen heute bereits deutlich differenzierter betrachten als noch vor einigen Jahren. Der reine Kostenfokus wird zunehmend hinterfragt. Dennoch dominiert in der Praxis häufig weiterhin die Budgetperspektive, während der strategische Beitrag von Reisen nicht systematisch genug erfasst wird.

Geschäftsreisen ermöglichen Vertrieb, Projektarbeit, Kundenbindung und Markterschließung. Wer ausschließlich auf den Preis schaut, blendet aus, welchen unternehmerischen Mehrwert persönliche Präsenz schaffen kann. Der Return on Investment (ROI) entsteht nicht auf der Kostenstelle, sondern durch Geschäftsergebnisse, die ohne geschäftliche Reisen oftmals nicht oder nur verzögert erreichbar wären.

Der ROI von Geschäftsreisen lässt sich nicht mit einer einzigen Kennzahl erfassen. Unternehmen müssen sich ganz konkret fragen: Welche Ziele verfolgt eine Reise – und wurden diese erreicht? Das können Umsatzimpulse, der Ausbau von Kundenbeziehungen, Projektfortschritte oder auch strategische Marktinformationen sein. Ergänzend gewinnen qualitative Faktoren an Bedeutung, etwa die Effizienz von Reiseprozessen aber auch beispielsweise die Zufriedenheit der Reisenden.

Wichtig ist, Geschäftsreisen stärker mit Unternehmenszielen zu verknüpfen. Erst wenn klar definiert ist, welchen Zweck eine Reise erfüllt, lässt sich ihr Mehrwert bewerten, auch im Vergleich zu digitalen Alternativen. Zunehmend spielt dabei auch Benchmarking eine Rolle: Unternehmen wollen wissen, wie sie im internationalen oder branchenweiten Vergleich aufgestellt sind – etwa bei Reiseintensität, 
Effizienz oder Zielerreichung. Dieser Vergleich schafft Orientierung und unterstützt strategische Entscheidungen. Unternehmen, die diese KPIs frühzeitig definieren und messen, schaffen Transparenz und können Geschäftsreisen gezielt dort einsetzen, wo sie echten Mehrwert liefern. Unternehmen sollten daher auch ihr Geschäftsreisemanagement regelmäßig strategisch überprüfen: Welche Reisen 
zahlen auf Unternehmensziele ein, welche nicht? Wer diese Fragen datenbasiert beantwortet, steuert nicht nur Kosten, sondern auch die eigenen Wettbewerbsvorteile. 

Zukünftig rücken Messwerte wie Produktivität, Zufriedenheit der Reisenden, Prozesseffizienz und Nachhaltigkeit stärker in den Fokus. Ein modernes Geschäftsreisemanagement muss abbilden, wie gut Reiserichtlinien akzeptiert werden, ob sie praktikabel sind und wie sie sich auf Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden auswirken. Gleichzeitig erwarten Unternehmen belastbare Daten, um Geschäftsreisen international vergleichen und benchmarken zu können. Der systematische Einsatz neuer KPIs (Key Performance Indicator: das ist eine Schlüsselkennzahl mit der der Erfolg oder Fortschritt von unternehmerischen Zielen, Projekten oder Prozessen gemessen wird) ermöglicht eine effizientere und strategischere Steuerung von Geschäftsreisen und macht ihren Wert erstmals klar sichtbar. Quelle: Chefsache Business Travel / CM

Die VDR‑Geschäftsreiseanalyse 2026 zeigt ein deutliches und zugleich überraschendes Bild der sich aktuell im Tief befindlichen deutschen Wirtschaft: Trotz zweier Rezessionsjahre in Folge steigt die Zahl der Geschäftsreisen spürbar an. 2025 wurden 116,1 Mio. dienstliche Reisen unternommen – ein Plus von 8,3 % zum Vorjahr. Gleichzeitig sanken die durchschnittlichen Kosten pro Reise um 4,8 % auf 418 Euro. Das heißt:  Unternehmen reisen damit häufiger, aber effizienter.

Christoph Carnier, Präsident des VDR,: „Dass die Reisetätigkeit ausgerechnet in zwei Rezessionsjahren gewachsen ist, zeigt: Unternehmen investieren nicht weniger in Beziehungen, sie investieren selektiver. In einem Markt voller Unsicherheiten wird der persönliche Austausch zum strategischen Faktor.“

Besonders kleine und mittlere Unternehmen prägen die Entwicklung. Über drei Viertel aller Geschäftsreisen entfallen auf Firmen mit 10 bis 500 Beschäftigten. Ihre Reisetätigkeit wächst mit 5,6 % fast fünfmal so stark wie bei Großunternehmen, während ihre Ausgaben nur moderat steigen. Das zeigt, wie stark der Kostendruck im Mittelstand ist – und wie konsequent Unternehmen auf effiziente betriebliche Mobilität setzen.

Auch die geografische Ausrichtung verschiebt sich. Der Zuwachs kommt ausschließlich durch Europa. Der Anteil an Geschäftsreisen ins europäische Ausland steigt von 24 auf 30 %, während Reisen in den Rest der Welt auf dem Vorjahresniveau bleiben. Europa wird damit zum erweiterten Heimatmarkt deutscher Geschäftsbeziehungen. Parallel verändert sich die Verkehrsmittelwahl: Die Schiene überholt das Flugzeug auf Inlandsstrecken deutlich und erreicht einen Nutzungsanteil von 52 %, während die klimaschädlichen Inlandsflüge auf 13 % zurückgehen. Gleichzeitig steigen die Kostenanteile für Hotel und Verpflegung spürbar an, während Transportkosten leicht sinken.

Ein zentrales Ergebnis der Studie ist der messbare Wertbeitrag eines professionellen Travel Managements, das freilichnur ein winziger Bruchteil der gut 3,5 Mio. deutschen Firmen hat. 59 % der Unternehmen erzielen durch strukturierte Prozesse Einsparungen zwischen 6 und 10 %, weitere 11 % erreichen sogar zweistellige Werte. Bei einem Marktvolumen von 48,6 Mr. Euro entspricht dies einem jährlichen Potenzial von rund 3,9 Mrd. Euro.

VDR‑Vizepräsidentin Inge Pirner betont die Bedeutung für Unternehmen und Beschäftigte: „Reisen wird für viele Mitarbeitende relevanter Bestandteil für Beziehungspflege und Innovationsmotor. Gleichzeitig brauchen Unternehmen klare Regeln, damit Fürsorgepflicht, Sicherheit und Flexibilität zusammenpassen. Professionelles Travel Management schafft genau diesen Rahmen und sorgt dafür, dass Reisen effizient, sicher und verantwortungsvoll gestaltet werden.“

Blended Travel – die Verbindung von Dienstreise und privaten Anteilen – ist in der Unternehmenspraxis längst etabliert, aber rechtlich kaum geregelt. Die Mehrheit der für die Studie befragten Unternehmen toleriert oder fördert Bleisure und Workation, doch 72 % haben diese Formate noch nicht in ihren Reiserichtlinien verankert. Damit entstehen Graubereiche bei Haftung, Versicherung und arbeitsrechtlichen Anforderungen.

Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz nimmt zu. Drei Viertel der befragten Unternehmen nutzen KI bereits in der Reisekostenabrechnung, fast ebenso viele in der Reiserichtlinie. Die größten Hürden liegen in der Systemintegration, im Datenschutz und in der Frage nach klaren Business Cases.

Die Analyse zeigt zudem Handlungsbedarf für die Politik. Die seit 2020 unveränderten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen decken die realen Kosten nicht mehr ab. Gleichzeitig braucht es verlässliche Bahnkapazitäten, wettbewerbsfähige Rahmenbedingungen im Luftverkehr und klare arbeitsrechtliche Regeln für Blended Travel. 

Trotz aller Herausforderungen blicken die Unternehmen optimistisch nach vorn. 62 %  erwarten für das laufende Jahr 2026 ein weiteres Wachstum der Geschäftsreisen, nur 4 % rechnen mit einem Rückgang. Damit bestätigt die Studie den Trend, dass Geschäftsreisen in vielen Unternehmen wieder als strategischer Teil von Zusammenarbeit und Geschäftsentwicklung gelten.

Zu berücksichtigen ist, dass die Erhebung der Daten für die Geschäftsreiseanal<se vor Ausbruch des Kriegs der USA mit dem Iran stattfand. Das heißt, deutliche Veränderungen in der Geschäftsreisebranche sind für 2026 möglich. Quelle: VDR / CM

Wenn über Geschäftsreisen gesprochen wird, richtet sich der Blick häufig zuerst auf große Konzerne: internationale Reiserichtlinien, komplexe Freigabeprozesse, globale Reporting-Strukturen. Dabei ist Business Travel gerade im Mittelstand von zentraler Bedeutung – oft sogar unmittelbarer als in großen Organisationen. 

Die Verantwortung liegt meist bei einer Person, die noch zahlreiche andere Aufgaben hat. Oft genug gibt es keine eigene Travel-Abteilung, kein dediziertes Budget für Prozessoptimierung und trotzdem müssen Reisen reibungslos funktionieren, weil der Vertrieb läuft, Projekte anstehen, Kunden warten. Ein häufiger Reflex in mittelständischen Unternehmen ist daher der Blick auf die direkten Reisekosten.

Nicht nur Tarife sparen Zeit und Geld. Die größten Einsparpotenziale liegen aber selten im günstigsten Flugt- oder Bahnticket. Sie liegen in den Fragen, die im Alltag wenige laut stellen: Wer bucht eigentlich wie? Wer gibt frei, und bis wann? Welche Richtlinien gelten wirklich, und welche kennt kaum jemand? Wie viel Zeit investiert die Assistenz, das Office Management oder die Buchhaltung monatlich?

Im Mittelstand fällt dieser versteckte Aufwand besonders ins Gewicht. Denn hier gibt es keine Skaleneffekte durch große Reisevolumina. Und jede Stunde, die in manuelle Abstimmung fließt, fehlt an anderer Stelle. Ein klar aufgesetztes Reisemanagement mit einer professionellen Travel Management Company (TMC), eindeutigen Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Ausgaben schafft genau den Freiraum, den mittelständische Teams brauchen.

Was Mittelständler wirklich brauchen. Für viele mittelständische Unternehmen sind persönliche Kundentermine, Projektbesuche, Vertriebsreisen oder persönliche Geschäftsanbahnungen elementare Bestandteile ihres Geschäftsmodells. Doch fehlt häufig die Zeit, Geschäftsreisen strategisch weiterzuentwickeln. Reisetätigkeit wird pragmatisch organisiert, Entscheidungen werden schnell getroffen, Zuständigkeiten liegen oft verteilt bei Assistenz, Einkauf, Personal oder direkt in den Fachbereichen. Das funktioniert im Alltag erstaunlich gut, solange Volumen, Komplexität und externe Anforderungen überschaubar bleiben. Doch genau das ist heute immer seltener der Fall.

Steigende Preise, volatile Märkte, neue Sicherheitsanforderungen, wachsende Erwartungen an Transparenz und die zunehmende Digitalisierung verändern auch im Mittelstand die Anforderungen an das Geschäftsreisemanagement. Wer hier weiterhin rein operativ denkt, verschenkt Potenzial. Denn Business Travel ist längst mehr als Buchung und Abrechnung. Es geht um Effizienz, Steuerbarkeit und letztlich um Wettbewerbsfähigkeit.

Effizienz im Business Travel entsteht vor allem dort, wo Prozesse klar definiert sind. Wie wird gebucht? Wer gibt frei? Welche Reiserichtlinien gelten? Wie transparent sind Ausgaben? Wie hoch ist der interne Aufwand? Und wie schnell können Mitarbeitende reisen, wenn es darauf ankommt?

Oft liegen die größten Einsparpotenziale nicht in einzelnen Tarifen, sondern in der Prozessqualität. Unklare Zuständigkeiten, dezentrale Buchungen, fehlende Standards oder mangelnde Daten führen zu Reibungsverlusten, die viel Zeit und Energie kosten. Ein professionell aufgesetztes Geschäftsreisemanagement kann genau hier ansetzen: mit zentralen Strukturen, klaren Verantwortlichkeiten und einer besseren Steuerung.

Digitalisierung entlastet – wenn sie zum Unternehmen passt. Digitale Buchungsplattformen, automatisierte Freigaben oder integrierte Abrechnungslösungen können den Aufwand erheblich senken. Aber der entscheidende Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der Passung: Lässt sich die Lösung so einrichten, dass sie zur eigenen Organisation passt – mit den Strukturen, die bereits existieren, und ohne ein eigenes IT-Projekt daraus zu machen?

Mittelständische Unternehmen brauchen kein maximales System. Sie brauchen das richtige – eines, das vom ersten Tag an funktioniert und mitwächst, wenn das Unternehmen wächst. Mittelständische Unternehmen brauchen Lösungen, die zu ihrer Organisation passen – pragmatisch, skalierbar und mit überschaubarem Implementierungsaufwand. 

Warum TMC gerade im Mittelstand ein echter Hebel sein können. Ein professioneller Travel-Management-Partner kann für mittelständische Unternehmen ein echter Mehrwert sein, gerade weil intern oft keine spezialisierten Ressourcen für Geschäftsreisen vorhanden sind. TMCs übernehmen nicht nur Buchung und Service, sondern bringen Struktur, Marktkenntnis und Entlastung ins System.

Sie helfen dabei, Reiserichtlinien praxistauglich aufzusetzen, bessere Transparenz über Reiseausgaben zu schaffen, Buchungswege zu vereinheitlichen und relevante Daten für Auswertungen bereitzustellen. Hinzu kommen Themen wie Reisesicherheit, Unterstützung bei Störungen, persönliche Betreuung und die Auswahl digitaler Lösungen, die tatsächlich zum Unternehmen passen.

Mobilität strategisch denken. Geschäftsreisen sind im Mittelstand kein Selbstzweck. Sie dienen dazu, Kundenbeziehungen zu stärken, Projekte voranzutreiben, Märkte zu entwickeln und Chancen wahrzunehmen. Gerade in einem wettbewerbsintensiven Umfeld kann die Fähigkeit, schnell, effizient und professionell zu reisen, ein echter Vorteil sein.

Deshalb lohnt es sich für mittelständische Unternehmen, ihr Geschäftsreisemanagement regelmäßig zu überprüfen:

• Sind unsere Buchungs- und Freigabeprozesse effizient?
• Haben wir Transparenz über Reiseausgaben und interne Aufwände?
• Sind unsere Reiserichtlinien praktikabel und akzeptiert?
• Nutzen wir digitale Lösungen, die uns wirklich entlasten?
• Haben wir einen Partner an unserer Seite, der uns professionell unterstützt?

Wer diese Fragen ehrlich beantwortet, erkennt schnell: Professionelles Business Travel Management ist keine administrative Nebensache. Gerade im Mittelstand entscheidet die Fähigkeit, flexibel, effizient und nah am Markt zu agieren. Wuelle: Chefsache Business Travel / CM

Der Vienna Airport-Bus der ÖBB erweitert sein Angebot und sorgt ab 05. September 2026 für noch mehr Verbindungen zwischen dem Wiener Stadtzentrum und dem Flughafen Wien. Mit den neuen Linien VAB 4 und VAB 5 werden mit dem Karlsplatz sowie Praterstern zwei bedeutende Verkehrsknotenpunkte der Bundeshauptstadt erstmals direkt an den Flughafen angebunden.  

Reisende profitieren damit von einem noch dichteren Liniennetz, kurzen Fahrzeiten und einer komfortablen, umsteigefreien Anreise. Mit der Erweiterung des Liniennetzes reagiert ÖBB Postbus auf die steigende Nachfrage nach schnellen und komfortablen Flughafenverbindungen. Die neuen Linien VAB 4 und VAB 5 ergänzen das bestehende Vienna Airport Bus-Angebot. Mit Karlsplatz und Praterstern wächst das Netz des Vienna Airport Bus um zwei zentrale Verkehrsdrehscheiben und wird noch enger mit dem Wiener Öffi-Netz verknüpft. Insgesamt bieten nun 10 Haltestellen eine direkte U-Bahn Anbindung, ergänzt durch S-Bahn-, Regionalzug-, Straßenbahn- und Buslinien.

Damit wird die An- und Abreise für Wiener:Bewohner Wiens, für Geschäftsreisende, internationale Gäste sowie Mitarbeitende am Flughafen aus unterschiedlichen Teilen der Stadt noch einfacher und schneller. Besonders attraktiv sind die neuen Verbindungen durch ihre praktischen Früh- und Nachtkurse, die eine flexible Anreise zu nahezu jeder Tageszeit ermöglichen. Darüber hinaus bieten die Vienna Airport Busse großzügige Gepäcksablagen und sind damit insbesondere für Familien, Urlauber sowie Geschäftsreisende mit viel Gepäck eine komfortable Alternative zum Individualverkehr. Quelle: ÖBB / CM 

Die schottische Regierung verabschiedete im Frühling 2024 die „Visitor Levy (Scotland) Bill“, die allen Kommunen des  weitgehend autonomen Landesteils von Großbritannien ermöglicht, eigenmächtig eine Tourismussteuer einzuführen. Den Anfang hat vor drei Wochen Edinburgh gemacht. Zur Kasse gebeten werden natürlich auch alle Geschäftsreisenden.

Edinburgh ist die erste Stadt Schottlands, die eine Tourismussteuer Ende Juli eingeführt hat. Alle Übernachtungsgäste, ob einheimnische oder ausländische Besucher, müssen  pro Nacht zusätzlich 5 % zusätzlich zu ihren Buchungskosten zahlen. Die Beitragshöhe ist gedeckelt: Es werden nur die fünf ersten Übernachtungen gezählt, auch bei längeren Aufenthalten.

Zu zahlen ist generell in allen Hotels, Bed & Breakfasts, auf den Campingplätzen sowie Selbstversorgungsunterkünfte (z.B. Airbnb‘s und Ferienwohnungen), auch auf den Hausbooten. Tagesgäste (ohne Übernachtung) sind von der Tourismussteuer befreit.

Die Einnahmen Edinburghs, voraussichtlich rund 50 Mio. Pfund /ca. 58,4 Mio. Euro), sollen der Stadt zugute kommen. Nach der Gesetzgebung müssen die Mittel in lokale Dienstleistungen und Einrichtungen investiert werden, die wesentlich von Geschäfts- und Freizeitbesuchern genutzt werden.

Folgende Projekte sind bereits angekündigt:

• Der Bau von 472 Häuserrn
• Restaurierung des Leith Theatre
• Renovation der Old Royal High School, um sie in ein nationales Musikzentrum umzuwandeln
• Modernisierung der öffentlichen Toiletten
• Gründung einer neuen Polizeieinheit im Stadtzentrum, um Veranstaltungen zu unterstützen

Reaktionen auf die Steuer. In Schottland, dem weitgehend autonomen Landesteil von Großbritannien, sorgt die neue Steuer für Unmut, da auch alle zahlen müssen, wenn sie außer Haus übernachten. Davon betroffen sind also Binnentouristen sowie sämtliche auskländische Besucher. Selbst  Obdachlose und Gewaltopfer, welche in Notunterkünften übernachten, sollen die Steuer zahlen, werden sie aber erstattet bekommen. Quelle: Scottish Government / BBC / CM

Der SAP Concur Global Business Travel Survey 2024 – eine der umfassendsten Erhebungen zum Thema Reisestress – belegt, dass Reisestress systematische betriebliche Ursachen hat: Unsicherheiten durch Sicherheitsbedenken sowie politische und soziale Risiken, aber auch der wachsende Planungsaufwand durch Compliance- und Budgetanforderungen zwingen Reisende und Travel Manager gleichermaßen zu Zeitpuffern und zusätzlichen Kontrollschleifen. Das belastet die Work-Life-Balance und kostet interne Produktivität.  

Der Stress beginnt oft lange vor dem eigentlichen Abflug. Fehlende Übersicht über verfügbare Optionen, Reiserichtlinien, die schwer auffindbar oder widersprüchlich sind, all das kostet Zeit und Nerven. Hinzu kommt der Stress, der an Schnittstellen entsteht: bei kurzfristigen Änderungen, fehlender Transparenz oder mangelnder Unterstützung unterwegs. Gerade in einer zunehmend dynamischen Arbeitswelt kann dies zu unnötigen Belastungen führen. Zum Beispiel durch:

• Verspätungen und Flugausfälle ohne klare Alternativen
• Hotelbuchungen, die nicht den Erwartungen entsprechen
• Zeitdruck durch enge Anschlüsse oder mangelnde Pufferzeiten
• Unsicherheit im Ausland, ob bei Zahlungsmitteln, Gesundheitsfragen oder Sicherheitslage
• Gefühl, auf sich allein gestellt zu sein, wenn etwas schiefläuft

Das zeigt: Stress ist kein privates Problem. Er ist ein Unternehmensrisiko. Wer gestresst ankommt, ist nicht in Bestform für das entscheidende Kundengespräch. Wer durch chaotische Buchungsprozesse Zeit verliert, dem fehlt diese Zeit für die eigentliche Arbeit. Genau das passiert täglich in deutschen Unternehmen: Mitarbeitende kämpfen sich durch unzureichend organisierte Reiseprozesse, stehen bei Störungen ohne Unterstützung da und verlieren wertvolle Arbeitszeit mit der Lösung operativer Reiseprobleme. Die Folgen sind handfest: sinkende Produktivität, nachlassende Mitarbeiterzufriedenheit und im schlimmsten Fall Verlust von Fachkräften.

Hinzu kommt ein strukturelles Problem: Viele Unternehmen haben keine professionellen Prozesse für das Reisemanagement etabliert bzw. es gibt bei ihnen weder Mobilitäts- noch Travelmanager. Mitarbeitende buchen selbst, oft auf verschiedenen Plattformen, ohne Überblick über Kosten, Risiken oder den eigenen Aufenthaltsort im Notfall.

Die gute Nachricht: Unternehmen, die in professionelles Mobilitäts-Management investieren, schaffen spürbare Entlastung für ihre Reisenden und damit echten Mehrwert für das Unternehmen. Denn hier kommen Travel Management Companies (TMCs) ins Spiel. Sie übernehmen die Organisation, bieten strukturierte Prozesse und stehen Reisenden jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung. Darüber hinaus beraten sie Unternehmen strategisch beim Aufbau einer Reiseinfrastruktur, die Mitarbeitende entlastet und gleichzeitig Kosten optimiert. Mit ihrem Marktzugang, ihrer technologischen Kompetenz und ihren Notfallservices sind TMCs ein unverzichtbarer Baustein moderner Unternehmensorganisation.

Konkret bedeutet das:

• Klare, leicht zugängliche Reiserichtlinien, die den Mitarbeitenden Sicherheit geben statt Bürokratie
• Zentrale Buchungsplattformen mit Genehmigungsworkflows, die Zeit sparen
• 24/7-Notfallunterstützung, damit Reisende wissen, wenn etwas schiefgeht, bin ich nicht allein
• Traveller Tracking und Duty of Care – aus Fürsorgepflicht, nicht als Kontrolle
• Regelmäßiges Feedback von Reisenden, um Prozesse stetig zu verbessern

„Travel Management Companies sind bei diesem Thema unverzichtbare Partner. Sie bringen die Expertise, die Technologie und die Erreichbarkeit mit, die moderne Unternehmen brauchen“, sagt Albert und betont: „Stressärmere Geschäftsreisen sind kein Komfortthema – sondern ein strategischer Erfolgsfaktor.“ Quelle: Chefsache Business Travel / CM

Das Travel-Management-Unternehmen Perk (vormals TravelPerk) hat Funktionen für die Reisebuchung, das Spesenmanagement und andere Aufgaben über KI-Assistenten freigeschaltet. 

Über den „Model Context Protocol“-Server (MCP) können Kunden weltweit Aufgaben mithilfe von KI-Assistenten wie Claude und ChatGPT und durch Anfragen in natürlicher Sprache erledigen. So kann ein Business Traveller den Assistenten beispielsweise bitten, einen Flug für eine bestimmte Reise zu suchen oder eine Buchung zu stornieren, während eine Führungskraft alle Ausgaben unterhalb eines bestimmten Betrags genehmigen oder nach Buchungen suchen lassen kann, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

„Wir haben dies entwickelt, damit Kunden in Echtzeit Einblicke gewinnen und Maßnahmen ergreifen können, während Unternehmen die Kontrolle behalten – unabhängig davon, mit welchen Tools sie arbeiten“, erklärte Nikita Miller, Chief Product Officer bei Perk, in einer Mitteilung.

Laut Perk ermöglicht das MCP auch Event-Managern die Arbeit mit den Assistenten, etwa um regelmäßige Offsite-Meetings zu planen oder Erinnerungen an Mitarbeiter zu senden, die noch nicht auf Einladungen zu Veranstaltungen reagiert haben. Zudem kann das MCP über das Tool „Entry Ready“ Informationen zu elektronischen Visa und sonstigen Einreisebestimmungen bereitstellen.

Für den September 2026 plant Perk die Einführung des „Perk Agent“ für Slack; damit können Nutzer direkt in Slack interagieren und auf den MCP-Connector zugreifen, ähnlich wie bei den KI-Assistenten, so das Unternehmen. Quelle: Perk / CM