Geschäftsreisen werden komplexer. Flexible Arbeitsmodelle, steigende Compliance-Anforderungen und Nachhaltigkeitsziele stellen Unternehmen und deren Mobilitätsmanager vor neue Herausforderungen. Sie beobachten auch, Gleichzeitig scheitern viele Reiserichtlinien daran, dass sie im Arbeitsalltag nicht konsequent genutzt werden.
Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen, ob klein, mittelständisch geprägt oder Konzern, ein Muss. Doch für Mobilitätsmanager können sie schnell zur Nervenprobe werden, wenn es darum geht, den Spagat zu schaffen zwischen Mitarbeiterzufriedenheit, Budget und rechtlicher Sicherheit. Daher muss eine Reiserichtlinie eineindeutig festlegen, wie Dienstreisen beantragt, genehmigt, gebucht und abgerechnet werden. Sie enthält klare Obergrenzen für Kosten (wie Flug, Bahn, Hotel und Verpflegung), Vorgaben zu erlaubten Buchungswegen sowie Regeln für die Sicherheit und den Umgang mit Belegen. Auch sind Sanktionen für den Fall des absichtlichen Verstoßes in der Policy festzuhalten.
Indes erfüllt eine Reiserichtlinie ihren Zweck nur dann, wenn sie im Berufsalltag akzeptiert und konsequent angewendet wird. Natürlich wissen Travel-/Mobilitätsmanager nur zu genau, dass zu starre Vorgaben häufig dazu, dass Mitarbeitende alternative Buchungswege wählen“, sagt Markus Orth, Mitglied der DRV-Initiative Chefsache Business Travel und Geschäftsführer Lufthansa City Center (LCC). Werden Reisen nämlich außerhalb definierter Prozesse gebucht, entstehen nicht nur höhere Kosten. Unternehmen verlieren Transparenz über Reiseausgaben, können Rahmenverträge schlechter ausschöpfen, verlieren Geld und erschweren gleichzeitig ihre Fürsorgepflicht gegenüber reisenden Mitarbeitenden.
Zu empfehlen ist die Nutzung moderner Buchungs- und Travel-Management-System. Sie berücksichtigen Unternehmensrichtlinien bereits während der Reiseplanung, prüfen Budgets automatisch und leiten notwendige Genehmigungen digital ein.
Digitalisierung statt starrer Regelwerke. Travel Policies entwickeln sich zunehmend von reinen Regelwerken zu strategischen Steuerungsinstrumenten. Sie helfen Unternehmen nicht nur dabei, Kosten zu kontrollieren, sondern unterstützen gleichzeitig Compliance, Sicherheit und Nachhaltigkeitsziele. Damit das gelingt, müssen Reiserichtlinien regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden. Neben leistungsfähigen digitalen Lösungen können spezialisierte Travel Management Companies (z.B. Amex GBT, BCD, FCM , DER Business Travel, lanes&planes, Navan, Perk, SAP Concur und andere mehr) Unternehmen dabei unterstützen, Reiserichtlinien zu entwickeln, zu implementieren und kontinuierlich an veränderte Anforderungen anzupassen. Sie begleiten Unternehmen bei der Entwicklung, Implementierung und kontinuierlichen Optimierung ihrer Travel Policies.
„Eine gute Travel Policy lebt von ihrer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Digitale Lösungen und die passende Beratung sorgen dafür, dass Reiserichtlinien mit den Anforderungen von Unternehmen und Reisenden Schritt halten“, so Orth.
Damit Reiserichtlinien ihren Zweck erfüllen, müssen sie den Arbeitsalltag erleichtern statt erschweren. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Travel Policies regelmäßig auf Aktualität, Nutzerfreundlichkeit und digitale Umsetzbarkeit zu überprüfen. Die folgende Checkliste der DRV-Initiative Chefsache Business Travel hilft dabei, den eigenen Status quo einzuordnen. Quelle: Chefsache BusinessTravel / CM