Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in den USA erhöhen ihre Reiseausgaben – das insbesondere wegen der Konflikte im Nahen Osten und der damit einhergehenden steigenden Treibstoffpreise. Dennoch bleibt die Kostenkontrolle ein vorrangiges Ziel für die Reiseprogramme vieler KMU; zahlreiche Travel Manager setzen dabei jedoch eher formelle Regelungen als auf eine Kürzung oder Deckelung des Reisevolumens.
Für die Studie von BTN wurden im März und April 136 Travel Manager und Einkäufer befragt, deren Unternehmen im Jahr 2025 Reise- und Bewirtungskosten von maximal 25 Mio. US-Dollar. Die Ergebnisse zeichnen das Bild eines Marktes, in dem die Reiseausgaben bei einer deutlichen Mehrheit der KMU im Jahresvergleich 2025 gestiegen sind oder unverändert blieben. 2025 war zudem ein von makroökonomischen Turbulenzen geprägtes Jahr, was sich auch 2026 fortsetzt. Dabei nannten viele Befragte die Kostenkontrolle als wichtigste Priorität und größte Herausforderung im Bereich Reisemanagement für das Jahr 2026.
Steigende Ausgaben. Laut der Umfrage von BTN haben die meisten KMU ihre Ausgaben für Geschäftsreisen im Jahr 2025 erhöht. Etwa 45 % aller Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen im vergangenen Jahr mehr für Reise- und Bewirtungskosten (T&E) aufgewendet haben als im Vorjahr, während weitere 32 % angaben, die Ausgaben in etwa auf dem Niveau von 2024 gehalten zu haben.
Der Ausgabenanstieg war nicht zwangsläufig auf gestiegene Reisepreise zurückzuführen, zumal diese Erhöhungen im vergangenen Jahr im Vergleich zu 2024 insgesamt moderat ausfielen. Mur ganz weniger Firmenreisenverantwortliche beichteten von weniger Reisen und geringeren Ausgaben.
Es ist jedoch anzumerken, dass sich bei den Ausgabentrends des Jahres 2025 deutliche Unterschiede zwischen Unternehmen unterschiedlicher Größe zeigten. Unter den Befragten aus Unternehmen mit T&E-Ausgaben von mindestens 8 Mio. US-Dollar („mittelgroßes“ Segment der KMU) in 2025 gaben 56 % einen Anstieg der Ausgaben gegenüber dem Vorjahr an; bei kleinen Unternehmen (mit T&E-Ausgaben von weniger als 8 Mio. USD) waren es hingegen 39 %. Zudem meldeten 12 % der mittelgroßen KMU einen Rückgang der Ausgaben, bei den kleinen KMU war dies bei 28 % der Fall.
Die Befragten gingen durchweg davon aus, dass ihre Unternehmen die Reiseausgaben im Jahr 2026 zumindest auf dem Niveau von 2025 halten würden – wobei zu berücksichtigen ist, dass die Umfrage in einer Phase steigender Treibstoffpreise sowie höherer Flug- und Hotelkosten stattfand (nach den Ereignissen in der Straße von Hormus), was die Wahrscheinlichkeit von Ausgabenerhöhungen steigen ließ. Dennoch rechnete die Hälfte aller Befragten damit, dass ihre Unternehmen die Reiseausgaben im Jahr 2026 im Vergleich zum Vorjahr erhöhen würden. Etwa ein Fünftel der Befragten prognostizierte einen Rückgang der Ausgaben; rund die Hälfte dieser Gruppe erwartete ein Minus von mehr als 10 %.
Bewertung aktueller Ereignisse. Weltweit steigen die Flugpreise und Zuschläge – vor allem aufgrund der höheren Kerosinpreise. Dennoch betrachten die befragten Vertreter von KMU die Auswirkungen dieser Preiserhöhungen mehrheitlich noch nicht als entscheidenden Faktor für ihre Reisebudgets im Jahr 2026.
Auf einer Skala von eins („keine Auswirkung“) bis fünf („erhebliche Auswirkung“) bewerteten die Teilnehmer den Einfluss steigender Treibstoffkosten und Flugpreise auf die geplanten Reiseausgaben ihres Unternehmens für 2026 im Durchschnitt mit 3,17 – ein beachtlicher Wert, der jedoch nicht zwangsläufig auf weitverbreitete Besorgnis hindeutet. Vertreter kleinerer Unternehmen mit Reiseausgaben von unter 8 Mio. USD im Jahr 2025 (einschließlich Firmen mit geringem Flugvolumen) schätzten die Auswirkungen sogar noch etwas geringer ein: mit einem Durchschnittswert von 3,04.
Natürlich besteht ein direkter Zusammenhang zwischen den steigenden Kerosinkosten und dem Konflikt im Nahen Osten; die Umfrageteilnehmer scheinen Letzteren im Durchschnitt als gewichtigeren Faktor für ihre Planungen für 2026 zu betrachten. Die Auswirkungen „jüngster geopolitischer Spannungen“ wurden mit 3,39 bewertet, wobei sich erneut ein deutlicher Unterschied zwischen mittelgroßen Unternehmen (3,79) und kleinen Unternehmen (2,97) zeigte – letztere dürften ein geringeres internationales Reiseaufkommen haben. Übrigens gaben rund 32 % aller Befragten an, dass sich ihr Zuständigkeitsbereich im Reisemanagement auch auf den Nahen Osten erstreckt.
Die Nachfrage nach Geschäftsreisen im vergangenen Jahr – insbesondere im Frühjahr und Sommer – war stark von der unsicheren makroökonomischen Lage geprägt. Diese Bedenken scheinen für 2026 etwas nachgelassen zu haben, da Fluggesellschaften und Hotelketten in den USA und Europa für das erste Quartal einen Anstieg der Nachfrage nach individuellen Geschäftsreisen (im Vergleich zum Vorjahr) verzeichnen. Dennoch bewerteten die Umfrageteilnehmer den Einfluss der „jüngsten wirtschaftlichen Entwicklung“ auf die Reiseausgaben ihrer Unternehmen im Jahr 2026 im Durchschnitt mit 3,17 – auch hier zeigte sich wieder eine Differenz zwischen mittelgroßen (3,39) und kleinen (2,98) Unternehmen.
Kostenkontrolle. Das Thema Kostenkontrolle bei Travel Managern in KMU steht weiterhin ganz oben auf der Prioritätenliste. Als sie die Gelegenheit erhielten, ihre wichtigste Priorität und größte Herausforderung im Bereich Travel Management für das Jahr 2026 in eigenen Worten zu beschreiben, nannten Dutzende von ihnen die Kostenkontrolle für den einen oder anderen (oder beide) Aspekte. Im Detail dreht sich vieles um:
• „Kontrolle der Ausgaben angesichts externer Faktoren, die die Reisekosten in die Höhe treiben.“
• „Kostensenkung durch kreative Lösungen.“
• „Gestiegene Gebühren und Serviceentgelte sowie neu eingeführte Kostenpunkte, etwa für Sitzplatzreservierungen und Gepäck bei Southwest.“
• „Steigende Treibstoffpreise und deren Auswirkungen auf unser Reiseprogramm.“
Was gegen Kostensteigerungen tun? Vertreter von Fluggesellschaften haben unmissverständlich klargestellt, dass die Flugpreise ohne sinkende Treibstoffkosten nicht fallen werden – und angesichts der fragilen Lage im Nahen Osten ist mit einem solchen Rückgang kaum zu rechnen. Da jedoch nur eines von fünf Unternehmen plant, die Reiseausgaben im Vergleich zum Vorjahr zu kürzen, stellt sich die Frage: Wie wollen sie die höheren Kosten ausgleichen? In vielen Fällen setzen die Reisemanager darauf, die Struktur ihres Reisemanagement-Programms zu optimieren, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. So haben beispielsweise etwa zwei von fünf Unternehmen in diesem oder im vergangenen Jahr ihre Reiserichtlinien verschärft.
Etliche weitere Befragte erläuterten ihre Pläne zur Optimierung ihres Programms für das Geschäftsreisemanagement mit dem Ziel, Kosten zu begrenzen, ohne dabei Abstriche beim Service zu machen – ein Vorhaben, das sie als ihre diesjährige Priorität nannten. Das soll geschehen durch:
• „Priorisierung eines neuen Programms, das von den Nutzern gerne angenommen wird.“
• „Ausbau digitaler Reisetools sowie Integration von Reise- und Spesenprozessen zur Steigerung von Effizienz, Compliance und Reiseerlebnis.
• Erhöhung von Automatisierungsgrad und Datenqualität beim Berichtswesen
• „Förderung der Akzeptanz und Nutzung des Programms bei gleichzeitiger Etablierung skalierbarer, standardisierter Richtlinien und Prozesse.“
• „Vorantreiben der Kostenoptimierung durch intensivere Partnerschaften mit Anbietern und den Ausbau dieser Beziehungen im gesamten Reiseprogramm.“
• „Einführung verbindlicher Reiserichtlinien für mehr Transparenz bei den Ausgaben und zur Gewährleistung der Fürsorgepflicht (Duty of Care).“
Sicherheit und Risikmanagement. Mehrere Befragte bezeichneten die Fürsorgepflicht oder die Sicherheit der Reisenden als eine ihrer wichtigsten Prioritäten für 2026. Ein Befragter führte beispielsweise das Ziel an, „ein risikobasiertes Rahmenkonzept für das Reisemanagement zu etablieren, das die Sicherheit der Mitarbeiter vor, während und nach jeder Geschäftsreise gewährleistet.“ Ein Großteil der Befragten hat internationale Zuständigkeitsbereiche, 32 % sind nur für Geschäftsreiseaktivitäten innerhalb der Vereinigten Staaten zuständig.
Lediglich 7 % der Befragten gaben an, dass ihre Unternehmen das Risikomanagement nicht aktiv steuern. Die Vorgehensweisen der übrigen Unternehmen variieren. Etwa 29 % aller Befragten (und 43 % der Befragten, deren Reiseausgaben für 2025 mindestens 8 Mio. USD betragen) erklärten, dass ihre Unternehmen über umfassende Programme in Sachen Reiserisikomanagement verfügen. Gut 37 % gaben an, zwar über gewisse Prozesse zu verfügen, aber kein vollständig ausgebautes Riskmanagement-Programm zu haben. Weitere 27 % (und 36 % aus kleinen Firmen) sagten, das Reiserisiko nur fallweise oder informell zu steuern.
Die Hälfte aller Befragten – und 69 % der Befragten aus mittelständischen Unternehmen – gab an, für Dienstleistungen im Bereich Reiserisikomanagement mit einem externen Anbieter zusammenzuarbeiten.
KI? So lala. So allgegenwärtig das Thema in Diskussionen über Reisemanagement und entsprechende Prozesse auch erscheinen mag – nur sehr wenige Befragte nannten Aspekte im Zusammenhang mit KI als zentrale Priorität oder Herausforderung für das Jahr 2026. Dies könnte einen Trend widerspiegeln, wonach es eine deutliche Kluft zwischen KMU und größeren Firmen hinsichtlich ihres Umgangs mit KI gibt.
In der aktuellen Umfrage gaben rund 38 % der befragten KMU an, im Reisemanagement überhaupt keine KI einzusetzen; bei Unternehmen mit Reiseausgaben von mehr als 25 Mio. USD (basierend auf den Prognosen für 2025) lag dieser Anteil bei 14 %. Fast die Hälfte der befragten Großunternehmen gab an, KI zumindest in einigen Reiseprozessen zu nutzen (wobei etwa ein Viertel KI bereits in mehrere Reise-Workflows integriert hat), während nur 23 % der KMU-Vertreter angaben, KI in irgendeinem Funktionsbereich einzusetzen. Für die meisten Einkäufer in KMU scheint das Zeitalter von morgen also noch etwas auf sich warten zu lassen. Quelle: BTN / CM
