Im Herbst nimmt die Zahl der Geschäftsreisen wieder zu. Kundentermine, Messen und internationale Meetings führen viele Beschäftigte in andere Städte und Länder – teilweise in Regionen mit erhöhten politischen, gesundheitlichen oder infrastrukturellen Risiken. Unternehmen stehen deshalb in der Verantwortung, Reisende nicht nur bei der Buchung, sondern auch im Notfall zu unterstützen.
Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig können sich die Rahmenbedingungen unterwegs jederzeit verändern: Flüge oder Bahnverbindungen fallen aus, Naturkatastrophen beeinträchtigen die Infrastruktur, die Sicherheitslage verschärft sich oder ein medizinischer Notfall tritt ein. Beschäftigte müssen dann schnell wissen, wie sie sich verhalten sollen, wer im Unternehmen zuständig ist und über welchen Kanal sie Hilfe erhalten. Besonders herausfordernd kann eine solche Situation für Mitarbeitende sein, die erstmals allein auf Dienstreise unterwegs sind. Sie kennen möglicherweise weder die internen Abläufe noch die zuständigen Ansprechpartner. In einer akuten Lage bleibt jedoch keine Zeit, Zuständigkeiten zu klären oder verschiedene Telefonnummern auszuprobieren.
„Eine Dienstreise endet nicht mit der Landung am Zielort. Unternehmen müssen auch dann handlungsfähig bleiben, wenn sich die Situation vor Ort kurzfristig verändert. Mitarbeitende sollten jederzeit wissen, an wen sie sich wenden können – und darauf vertrauen können, dass sie tatsächlich Unterstützung erhalten“, sagt Robert Löschke, Managing Director Germany bei Tumodo.
Schutzverantwortung beginnt vor der Abreise
Die Fürsorgepflicht von Unternehmen gilt vor, während und nach einer Dienstreise. Sie beginnt deshalb nicht erst, wenn ein Notfall eingetreten ist, sondern bereits bei der Reiseplanung. Unternehmen/Mobilitätsmanager sollten vorab prüfen, welche Risiken am Zielort bestehen, welche Informationen Beschäftigte benötigen und welche Maßnahmen im Ernstfall greifen. Dazu gehört auch eine aktuelle Übersicht darüber, wer sich wann und wo auf Dienstreise befindet. Nur wenn das Unternehmen weiß, welche Beschäftigten unterwegs sind und wie sie erreicht werden können, kann es bei einer veränderten Sicherheitslage schnell reagieren. Das gilt insbesondere bei Reisen ins Ausland, bei denen Sprachbarrieren, Zeitverschiebungen und eingeschränkte lokale Unterstützung die Situation zusätzlich erschweren können oder schlicht und einfach keine Internetverbindung und/ oder keine Mobilfunkverbindung möglich ist. „Duty of Care bedeutet nicht, jedes Risiko ausschließen zu können. Das ist in einer zunehmend unübersichtlichen Welt nicht realistisch. Es bedeutet, Risiken frühzeitig zu erkennen, Verantwortlichkeiten festzulegen und im Ernstfall schnell und verlässlich zu handeln“, so Löschke.
Checkliste: Was vorab geregelt sein sollte
- Wer ist im Ernstfall verantwortlich? Unternehmen sollten Zuständigkeiten, Vertretungen und Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten klar regeln.
- Wie werden Beschäftigte erreicht? Reisende brauchen aktuelle Notfallkontakte und einen verlässlichen Kommunikationskanal – auch für die eigene Kontaktaufnahme.
- Welche Risiken bestehen am Zielort? Vor der Abreise sollten Unternehmen Reisehinweise, politische und gesundheitliche Risiken sowie mögliche Einschränkungen prüfen.
- Was passiert bei akuter Gefahr? Für Umbuchungen, Rückreisen, alternative Unterkünfte und medizinische Hilfe sollten konkrete Abläufe feststehen.
- Sind alle Reisenden erfasst? Eine zentrale Übersicht hilft, betroffene Beschäftigte im Ernstfall schnell zu identifizieren und zu kontaktieren.
- Welche Hilfe gibt es bei Krankheit oder Unfall? Mitarbeitende sollten wissen, an wen sie sich wenden können und welcher Versicherungsschutz greift.
- Was gilt bei Reiseänderungen? Private Verlängerungen oder Änderungen der Route sollten gemeldet werden, damit Erreichbarkeit und Betreuung gewährleistet bleiben.
Vom Reiseprozess zum Notfallmanagement. Eine digitale Reiseverwaltung kann Unternehmen dabei unterstützen, Buchungen, Genehmigungen und aktuelle Reiseinformationen an einem Ort zu bündeln. Dadurch erhalten Verantwortliche einen besseren Überblick darüber, welche Beschäftigten unterwegs sind und welche Reiseabschnitte von Änderungen betroffen sein könnten. Entscheidend ist jedoch nicht allein die Technologie. Im Notfall müssen Informationen bewertet, Entscheidungen getroffen und Beschäftigte persönlich unterstützt werden. Digitale Prozesse können dabei helfen, schneller zu reagieren; sie ersetzen aber nicht die klare Zuständigkeit und erreichbare Ansprechpartner. „Unternehmen können nicht verhindern, dass Flüge gestrichen werden, Naturereignisse eintreten oder sich eine politische Lage verändert. Sie können aber festlegen, wie sie in solchen Situationen handeln. Professionelles Travel Management verbindet deshalb Transparenz, klare Prozesse und persönliche Unterstützung“, sagt Löschke. Mit der Rückkehr aus den Sommerferien bietet sich für Unternehmen ein geeigneter Anlass, bestehende Reiseprozesse zu überprüfen: Sind alle Reisenden erfasst? Sind Notfallkontakte aktuell? Wissen Beschäftigte, was im Ernstfall zu tun ist? Und ist auch außerhalb der Bürozeiten jemand erreichbar? Wer diese Fragen vor der nächsten Dienstreise beantwortet, schafft mehr Sicherheit für Beschäftigte und mehr Handlungsfähigkeit für das Unternehmen. Quelle: Tumodo / CM